Change und Organisationsentwicklung

Am Beispiel der Stadt Linz

Herausforderung

Implementierung von MS Teams ist mehr ein kultureller Change als ein IT-Projekt

In der Stadt Linz wurde mit dem Programm „Make it WORK“ eine strategische Initiative mit Blickwinkel auf „New Work“ gestartet. Ein Teil des Programms konzentriert sich auf den Bereich digitale Zusammenarbeit und somit auch auf die Implementierung von MS Teams für alle Mitarbeiter:innen am Magistrat.

Parallel wurde am Magistrat Prozessmanagement durch die interne Organisationsentwicklung implementiert und die elektronische Aktenverwaltung (ELAK) für alle Mitarbeiter:innen ausgerollt. Gemeinsam mit der IKT-GmbH und der Organisationsentwicklung am Magistrat galt es innerhalb dieser, sich gegenseitig beeinflussenden Projekte, die technischen, organisatorischen und kulturellen Herausforderungen für die Implementierung von MS Teams zu stemmen.

Lösung:

AnneBreitner GmbH wurde beauftragt die Programmleitung für die Implementierung von MS Teams zu übernehmen und die Übersetzung der parallelen Herausforderungen der IT und der Organisationsentwicklung zu orchestrieren.

Der Magistratsleitung lag vor allem am Herzen, dass ihre Mitarbeiter:innen die optimalen Rahmenbedingungen für eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bekommen und so am Magistrat einen kulturellen Wandel zu einem modernen Dienstleister besser unterstützen. Dabei galt es Ängste abzubauen und die kulturelle Veränderung mit der Implementierung von MS Teams zu unterstützen. (Mehr dazu in unserem Podcast mit Ulrike Huemer).

Gemeinsam mit dem technischen Projektleiter der IKT GmbH wurde der Fahrplan zur Umsetzung der organisatorischen, datenschutzrechtlichen und IT-Aufgabenstellungen entwickelt und abgearbeitet. Für die interne Organisationsentwicklung wurde ebenfalls ein Fahrplan in Abhängigkeit der parallelen Projekte ausgearbeitet und ein Train-the-Trainerkonzept für das Upskilling der Mitarbeiter:innen zur Verfügung gestellt. Dies gestaltet sich als laufender Prozess, damit die Mitarbeiter:innen sowohl im Prozessmanagement, als auch im ELAK abgeholt werden und durch MS Teams optimal zusammenarbeiten können. Dementsprechend wurden die Rahmenbedingungen für die Nutzung von MS Teams erarbeitet und eingeführt. Mit viel Herzblut arbeitet hier die interne Organisationsentwicklung mit niederschwelligen Angeboten, Gamification Ansätzen und sehr pragmatischen Workshop- und Prozesssettings, um den kulturellen Übergang von einem Amtsverständnis zu einem gemeinsamen Verständnis von New Work zu meistern. Wir sind stolz einen Teil des Weges mitbegleitet zu haben.

Erfolgsbilanz

Aufsetzen der Projektstruktur und des Fahrplans

Projektmanagement für eine zielgerichtete Umsetzung der Implementierungsschritte

Prozessoptimierung zur Stärkung der Zusammenarbeit von Magistrat und IKT-Linz

MS Teams Cafe’s für eine ungezwungene niederschwellige Kompetenzentwicklung im Umgang mit MS Teams

MS Teams Booklet zur individuellen Nachlese

Train-the-Trainer Konzept, um den Prozess und die Workshop Settings für die Organisation von MS Teams in den Fachbereichen durch die interne Organisationsentwicklung zu begleiten

 

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