KI-Richtlinie

Einleitung

Wir sind überzeugt, dass Künstliche Intelligenz (KI) unsere Arbeit in den Bereichen Marketing, Projektmanagement, Kund:innenberatung und Wissensmanagement verbessern kann. Gleichzeitig nutzen wir KI nur verantwortungsvoll, ethisch und transparent. Diese Leitlinie gibt eine klare Orientierung und Sicherheit für Partner:innen und Kund:innen für unseren täglichen KI-Einsatz. Für uns ist KI ein Werkzeug, das Menschen unterstützt, aber nicht ersetzt – es muss immer mit gesundem Menschenverstand und in menschlicher Verantwortung genutzt werden.

Nachweis entsprechender Schulungsmaßnahmen

Alle Mitarbeiter:innen der AnneBreitner GmbH haben eine entsprechende KI-Kompetenz Schulung gemäß Artikel 4 EU AI Act am AI Training Institute absolviert.

Grundsätze und Werte im Umgang mit KI

Folgende Grundsätze leiten uns beim Einsatz von KI:

• Menschliche Verantwortung und Kontrolle: Wir bleiben verantwortlich. KI kann uns unterstützen, aber finale Entscheidungen treffen immer wir Menschen. Kein KI-System entscheidet autonom für uns – wir prüfen alle KI-Ergebnisse, bevor wir sie verwenden.
• Transparenz und Kennzeichnung: Wir gehen offen mit KI um und kennzeichnen KI-Inhalte klar, vor allem nach außen. Intern dokumentieren wir, welche Tools wir nutzen, und teilen unsere Erfahrungen.
• Datenschutz und Datensicherheit: Wir schützen personenbezogene Daten gemäß DSGVO. Ohne Rechtsgrundlage geben wir keine Kund:innen-, Partner:innen- oder Mitarbeiter:innendaten in KI-Systeme ein. Sensible Informationen behandeln wir besonders sorgfältig und prüfen genau, was wir einer KI anvertrauen. Gemeinsam mit unseren Kund:innen legen wir den Einsatz von KI in Projekten fest.
• Ethisches Handeln und Fairness: KI-Anwendungen dürfen keine diskriminierenden oder unfairen Ergebnisse liefern; wir achten Menschenwürde und Vielfalt und verhindern aktiv Voreingenommenheit (Bias) oder Benachteiligungen. Dabei orientieren wir uns an anerkannten Prinzipien für vertrauenswürdige KI (z.B. EU, UNESCO).
• Qualität und Verlässlichkeit: Wir überprüfen KI-Ergebnisse kritisch auf Plausibilität und Aktualität – „Die KI sagt…“ zählt für uns nicht. Jede Information bewerten wir mit Fachwissen im richtigen Kontext und korrigieren fehlerhafte Ergebnisse bzw. prüfen den Wahrheitsgehalt, bevor wir sie nutzen.
• Sicherheit und Risikoabwägung: Wir prüfen jede KI-Anwendung auf Risiken; heikle oder hochriskante Fälle werden besonders streng geprüft oder gar nicht erst eingesetzt. Verbotene Praktiken (z.B. Manipulation, unerlaubtes Überwachen, „Social Scoring“) sind tabu. Hat eine KI potenziell negative Folgen für Menschen, verzichten wir darauf.
• Chancenorientierung und Innovation: Wir nutzen die Chancen von KI. Kreative Ideen, effizientere Prozesse und neue Services – im Rahmen dieser Leitlinie. Wir fördern eine Kultur, in der alle Mitarbeitenden KI-Tools ausprobieren dürfen, solange sie verantwortungsvoll handeln. KI hält uns innovativ und kund:innenorientiert. Wir suchen aktiv nach Erleichterungen gemeinsam mit unseren Kund:innen.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Wir richten unseren KI-Einsatz strikt nach geltenden Gesetzen und Vorschriften aus:

• Datenschutz (DSGVO): Wir halten die Datenschutz-Grundverordnung ein. Ohne Rechtsgrundlage geben wir keine personenbezogenen Daten in KI-Systeme. Wenn wir KI für Datenanalysen nutzen, anonymisieren wir die Daten oder holen die Einwilligung der Betroffenen bzw. Kund:innen ein.
• Urheberrecht: Wir stellen sicher, dass KI keine geschützten Werke unerlaubt nutzt oder kopiert. KI-Inhalte dürfen keine Urheberrechte verletzen – etwa durch plagierte Texte oder unlizenzierte Bilder. Unsere eigenen Inhalte, die wir in KI-Tools eingeben, bleiben unser bzw. Kund:inneneigentum. Verträge mit KI-Anbietern gestalten wir so, dass keine unerwünschten Rechteübertragungen erfolgen.
• EU AI Act: Der EU AI Act verbietet unzulässige KI-Systeme und stellt strenge Anforderungen an Hochrisiko-Anwendungen. Wir nutzen keine KI-Tools, die diesen Vorgaben nicht entsprechen. Für geringeres Risiko schreibt der AI Act Transparenz (Kennzeichnung von KI-Inhalten) und Schulungen vor – dem kommen wir bereits nach. Wir beobachten die Umsetzung des AI Act und passen unsere Richtlinien an, sobald neue Vorgaben gelten.
• Weitere Vorgaben: Wir halten auch weitere relevante Gesetze ein, etwa das Gleichbehandlungsgesetz (kein diskriminierender KI-Einsatz) und das Produkthaftungsrecht (Sicherheit von KI-Produkten). Außerdem orientieren wir uns an internationalen Standards und Empfehlungen (z.B. OECD, UNESCO). Im Zweifel gilt: Rechtliche Compliance hat Vorrang.

KI in der Kund:innenberatung

KI kann unsere Kundenberatung unterstützen – etwa durch schnellen Informationszugriff oder personalisierte Analysen. Doch unsere Beratung bleibt ein menschliches Kerngeschäft, bei dem Vertrauen und Fachwissen zählen. Daher gelten:

• Recherche und Vorbereitung: Wir nutzen KI, um Informationen schneller zu finden und Berichte oder Analysen aufzubereiten; alle KI-Erkenntnisse prüfen wir aus verlässlichen Quellen, bevor wir sie Kund:innen präsentieren. KI liefert erste Entwürfe – die finale Ausarbeitung übernehmen wir. So bleiben unsere Empfehlungen fundiert und individuell.

• Personalisierte Analysen / Empfehlungen: Wenn KI Kund:innendaten analysiert, tun wir das nur unter strikter Einhaltung der DSGVO und nach vorheriger Abstimmung mit dem Kunden. Wir schützen die Daten und holen uns die Zustimmung der Kund:innen über den KI-Einsatz vorab ein. KI-Vorschläge hinterfragen wir kritisch: Passen sie zu den Zielen? Sind sie fair? Wir geben nur Empfehlungen weiter, die wir auch ohne KI vertreten würden.
• Chatbots: Setzen wir einen Chatbot in der ersten Kundenkommunikation ein, kennzeichnen wir ihn klar als automatisiertes System. Er agiert nur im definierten Rahmen und übergibt komplexe Anliegen an menschliche Berater. Kund:innen können jederzeit persönlichen Kontakt verlangen. 2025: kein Chatbot im Einsatz.
• Empathie und Vertrauen: Unsere Beratung lebt von Empathie, Fachwissen und Vertrauen – das kann KI nicht ersetzen. In Gesprächen nutzen wir KI höchstens unterstützend im Hintergrund, während unser Fokus auf dem Gegenüber bleibt. KI darf das Vertrauensverhältnis nie beeinträchtigen. Beispielsweise würden wir einen KI-Übersetzer nur einsetzen, wenn der Kunde zustimmt und die Übersetzung verlässlich ist.

KI im Projektmanagement

In Projekten hilft KI uns, besser zu planen, Informationen zu strukturieren und Routineaufgaben zu automatisieren. Dabei beachten wir:

• Planung: Wir nutzen KI, um Projektpläne oder Priorisierungen zu erstellen. KI-Vorschläge werden aber immer von uns geprüft und final durch das Projektteam entschieden. KI kann Hinweise auf Abhängigkeiten oder Risiken geben – die finale Planung basiert auf unserem gemeinsamen Verständnis der Ziele und Ressourcen.
• Dokumentation: Wir setzen KI-Assistenten in Abstimmung mit den Kund:innen für Meeting-Mitschnitte, Transkripte oder Zusammenfassungen ein. KI-Protokolle prüfen wir auf Vollständigkeit und Korrektheit, bevor wir sie weitergeben. Vertrauliche Gespräche nehmen wir nur mit KI auf, wenn Datenschutz und Einverständnis aller gewährleistet sind; diese Aufnahmen löschen wir anschließend.
• Automatisierung: Wiederkehrende Routineaufgaben lassen wir von KI erledigen, um Zeit zu sparen. Wir kontrollieren die KI-Ergebnisse und prüfen Ungewöhnliches genau, statt uns blind darauf zu verlassen. Die Projektsteuerung bleibt bei uns Menschen.
• Kommunikation: KI kann beim Formulieren von Texten helfen, doch unsere Kommunikation bleibt persönlich. Automatische Entwürfe überprüfen und überarbeiten wir, damit sie unserem Stil entsprechen. Wir senden keine unbeaufsichtigten KI-Nachrichten an Kund:innen oder Partner:innen.

KI Einsatz im Marketing

KI unterstützt uns dabei, Recherche Aktivitäten zu verbessern, kreative Prozesse zu fördern und administrative Tätigkeiten zu erleichtern. Wir setzen KI ein, um Inhalte zu recherchieren, Daten zu analysieren, strukturieren und geeignete Darstellungsformen zu entwickeln. Dabei beachten wir:

• Content-Erstellung: KI liefert Entwürfe für Texte und Grafiken, Podcasts, Videos, die wir als Inspiration nutzen – aber wir prüfen alle Inhalte sorgfältig und passen Tonfall und Qualität an. Fakten überprüfen wir. Geschützte Inhalte verwenden wir nur mit geklärten Rechten.
• Datenanalyse: KI-Tools liefern Analysen zu Märkten und Kund:innenverhalten. Bei externen Diensten stellen wir vertraglich Datenschutz sicher und anonymisieren Daten. KI-Ergebnisse dienen als Hilfe – nicht als absolute Wahrheit. Entscheidungen basieren auf menschlichem Urteilsvermögen.
• Transparenz nach außen: KI generierte Inhalte, also synthetische Inhalte machen wir kenntlich. Durch diesen offenen Umgang bewahren wir das Vertrauen in der Gesellschaft und insbesondere unser Kund:innen und Partner:innen.

KI im Wissensmanagement

Wissensmanagement profitiert von KI-Tools, um Wissen besser zu erschließen und zu teilen. Dabei beachten wir:

• Informationszugang: KI macht interne Wissensbestände leichter durchsuchbar. KI-Systeme können Fragen zu unseren Methoden oder Projekten beantworten, basierend auf unseren freigegebenen Dokumenten. Ihre Antworten sehen wir als Hilfestellung und prüfen sie bei Bedarf gegen Originalquellen, um Fehler zu vermeiden.
• Wissensdokumente: KI hilft uns beim Erstellen interner Leitfäden, FAQs oder Tutorials, indem sie Entwürfe aus vorhandenem Material generiert oder Inhalte vereinfacht. Mitarbeitende können solche Entwürfe nutzen, aber vor Veröffentlichung prüfen wir alle Inhalte auf Korrektheit und Klarheit. Da KI unsere Abläufe nicht kennt, verhindern wir, dass Fehler in Dokumente gelangen. Wenn KI Textbausteine aus vorhandenem Material zusammensetzt, geben wir die Quellen an.
• Lernunterstützung: Wir ermutigen unser Team, KI-gestützte Lernangebote zu nutzen – etwa personalisierte Lernplattformen oder intelligente Tutor-Systeme.
• Wissensaustausch: KI-Tools helfen, Wissen im Unternehmen thematisch zu ordnen. Dennoch fördern wir weiterhin den direkten Austausch zwischen Kolleg:innen in Meetings, Workshops oder informell. KI macht Wissen leichter auffindbar, ersetzt aber nicht das Lernen voneinander.

Schulung, Austausch und Verbesserung

Ein sicherer KI-Einsatz gelingt nur, wenn alle im Team befähigt und sensibilisiert sind. Deshalb:

• Schulungen: Wir schulen unser Team regelmäßig im kompetenten Umgang mit KI – insbesondere zu Datenschutz, Sicherheit und unseren ethischen Leitlinien.
• Austausch: Wir fördern den internen Austausch zu KI. Kolleg:innen teilen in Meetings oder Workshops ihre Erfahrungen, Best Practices und auch Fehler, aus denen wir gemeinsam lernen.
• Weiterentwicklung: Wir überprüfen diese Leitlinie und unsere Prozesse regelmäßig und passen sie an, sobald sich technische oder rechtliche Änderungen ergeben. Aus unseren Erfahrungen lernen wir und verbessern unsere Arbeitsweise stetig.

Kennzeichnungsformulierungen:

• KI generierte, synthetische Inhalte (könnten als echt angesehen werden):
  • Texte, Videos, Podcasts:
    „Redaktionell geprüft, mit KI entwickelt – ein Beispiel wie wir mit KI umgehen, vielleicht genau der Hack, den du suchst.“ (z.B. Podcast mit Notebook LLM)
  • Bilder:
    Wasserzeichen bei KI-generierten Bilder auf Social Media setzen reicht, kein Text; sollte es keine Möglichkeit für ein Wasserzeichen geben, werden wir es entsprechend im Fließtext kennzeichnen.

• Optimierte Inhalte:
  • Texte, Videos, Podcasts:
    Wenn Texte, Videos, Podcasts mit KI im Sinne der Qualitätssicherung (z.B. Lektorat, Grammatik etc.) optimiert werden, kennzeichnen wir das nicht ausdrücklich. Das gilt nicht für Bilder.

Quellen und Referenzen, die uns bei der Erstellung unserer KI-Richtlinie Orientierung gaben:

• Stadt Wien – KI-Kompass (2023)
• APA – Leitlinie zum Umgang mit KI (2023)
• EU-Ethikleitlinien für vertrauenswürdige KI (2019)
• OECD Principles on AI (2019)
• UNESCO-Empfehlung zur Ethik der KI (2021)
• IBM & Google AI Principles (2018)
• EU AI Act – Verordnung (EU) 2024/1689
• DSGVO und EU-Urheberrechtsgesetze