Change, Innovation und Organisationsentwicklung
Am Beispiel der Asfinag
Herausforderung
Digitalisierung analoger Prozesse
& Change Management
Reinigungsarbeiten, Grünraumpflege, Brückentragwerkskontrolle: 42 Autobahnmeistereien der ASFINAG sorgen dafür, Österreichs Straßen sicher und sauber zu halten. Die interne Abstimmung war bis 2018 jedoch mit einem enormen Verwaltungsaufwand verbunden:
Die operative Organisation hatten AutobahnmeisterInnen mittels Wandkalender und Outlook koordiniert. Um ein Gesamtbild zum Arbeitsfortschritt zu den einzelnen Leistungen zu erhalten, waren ein enormer Verwaltungsaufwand und 42 persönliche Rücksprachen erforderlich.
Lösung:
Information auf Knopfdruck
Die ASFINAG beauftragte AnneBreitner GmbH mit der Entwicklung und Umsetzung eines Konzeptes zur Planung und Steuerung der operativen Tätigkeiten als Basis für strategische Entscheidungen. Der Wunsch des Abteilungsleiters: sich endlich auf Knopfdruck über den Status aller Tätigkeiten informieren zu können.
AnneBreitner GmbH begleitete das Projektteam in allen Phasen, von der Konzeption über die Umsetzung in Prozessen, Arbeitsrichtlinien und IT-Systemen bis hin zur Verankerung im Mindset der Mitarbeitenden. Letzteres stellte eine besondere Herausforderung dar: die Akzeptanz von 1.000 handwerklichen Mitarbeitenden zu neuen Ansätzen in der Dokumentation ihrer Erfolgsbilanz.
Die einzelnen Projektphasen umfassten:
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1) Konzeption
- Konzeptentwicklung zur zentralen Planung und Steuerung der 42 Erfolgsbilanzen unter Berücksichtigung der entsprechenden Regelungen zu Arbeitszeiten, Pausen und Zulagen des Unternehmens.
- Gemeinsame Entwicklung der relevanten Steuerungsfragen mit den Führungskräften auf operativer und strategischer Ebene als Basis für das Managementinformationssystem.
- Ableitung der technischen Anforderungen zur Planungs- und Leistungserfassung zum Performancemanagement und Reporting.
- Einbindung der Mitarbeitenden, Führungskräfte und relevanter Schnittstellenbereiche.
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2) Implementierung
- Moderation der Key User, Projektteam-Sitzungen
- Sicherstellung der Einhaltung des Zeitplans
- Kommunikation über alle verfügbaren Kanäle (Video, Newsletter, Intranet)
- Unterstützung bei der Planung, Erstellung und Durchführung von Schulungen für Key User sowie
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3) Verankerung in Prozessen
- Erfolgsfaktor Teambuilding im Projektteam: Hinter dem mehrjährigen Change Projekt stand ein interdisziplinäres Projektteam, bestehend aus AutobahnmeisterInnen, Sachbearbeitenden und Regionalleitenden. Durch Teambuilding am Beginn wurden Erwartungshaltungen, Rollen und die Art der Zusammenarbeit gemeinsam erarbeitet. Daraus entwickelt sich nicht nur ein hoher gemeinsamer Anspruch an die Projektergebnisse, sondern auch die Entscheidungskompetenz, den Rollout-Zeitpunkt mitbestimmen zu können.
- Erfolgsfaktor Mitgestaltung: Erfolgsfaktor Mitgestaltung: Rollierende Einbindung der Mitarbeitenden um Feedback, Testdurchläufe aus der Praxis einzuholen und einzuarbeiten. Dieses Setting im Projektalltag sicherte bei den Mitarbeitenden eine positive Grundeinstellung gegenüber den bevorstehenden Veränderungen
Erfolg
Digitale Erfolgsbilanzen
Gemeinsames Planungs- und Steuerungsverständnis etabliert
Einheitliche Oberfläche für die digitalen Erfolgsbilanzen, vorgeschaltet zu SAP und GIS zur operativen Arbeitseinteilung, Prioritätensetzung und Personalsteuerung
Aufbau eines elektronischen Betriebshandbuch mit mobilem Zugriff auf Infrastrukturobjekte, Bescheide und Wartungspläne inkl. Dokumentation auf mobilen Endgeräten