Komplexität reduzieren: 4 effektive Strategien für Unternehmen
In diesem Blogartikel erörtern wir, die sechs Problemfelder im Komplexitätsmanagement und geben vier Schlüsselstrategien vor, wie Unternehmen durch digitale Transformation, Prozessmanagement und Reorganisation ihre internen Strukturen optimieren und die Komplexität effektiv managen können. Schlüsselthemen sind die Übersetzung zwischen der Strategie in das operative Arbeitsumfeld der Mitarbeiter:innen, die Kund:innenorientierung und das Zusammenspiel zwischen IT-Anforderungsmanagement und Prozessmanagement.
Komplexität reduzieren: 4 effektive Strategien für Unternehmen
Wir werden von unseren Kund:innen immer wieder gefragt, wie wir es schaffen, die steigende Komplexität im Unternehmen managebar zu machen. Unsere 4 Strategien im Komplexitätsmanagement möchte ich heute verraten. Ein Schlüsselelement sind die Prozesse, wo häufig dieselben sechs Fehler gemacht werden. Ich habe diese Fehler gesammelt und zeige, wie sie vermieden werden können. Zudem präsentiere ich die Lösungsansätze, die AnneBreitner anwendet, um die Komplexität im Unternehmen effektiv zu managen.
6 Problemfelder, die Ihnen im Unternehmen durch zu viel Komplexität das Leben schwer machen
In vielen Unternehmen sind Prozesse losgelöst von der Strategie, was zu zahlreichen Herausforderungen führt:
- Prozesse werden gemalt, nicht gemanaged: Oftmals werden Prozesse nur visualisiert, aber nicht aktiv gemanagt, was ihre Wirksamkeit beeinträchtigt.
- Prozesse dienen nicht als Basis für operative und strategische Steuerung: Viele Prozesse sind lediglich Ablagedokumente und bieten keine Grundlage für operative und strategische Entscheidungen.
- Prozessperformance wird nicht gemessen: Ohne Messung der Prozessleistung fehlen wichtige Kennzahlen zur Bewertung und Optimierung.
- Prozesskennzahlen sind nicht mit dem MbO-Zielsystem gekoppelt: Die fehlende Verbindung zwischen Prozesskennzahlen und dem Management by Objectives (MbO) Zielsystem führt zu einer unzureichenden Entlohnung der individuellen Performance.
- E2E Prozessorientierung bleibt ein Lippenbekenntnis: End-to-End (E2E) Prozessorientierung wird oft nur theoretisch beachtet, ohne praktische Umsetzung.
- Verantwortung wird so weit unterteilt, bis keiner mehr verantwortlich ist: Die Zersplitterung der Verantwortung führt dazu, dass letztlich niemand mehr die Gesamtverantwortung trägt.
Einführung in das Komplexitätsmanagement
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist das Komplexitätsmanagement eine grundlegende Anforderung für den Unternehmenserfolg. Digitale Transformation und strategische Reorganisation sind nicht nur Trends, sondern essenzielle Werkzeuge, um auf Marktanforderungen agil reagieren zu können. Besonders das Zusammenspiel zwischen Kund:innenorientierung, Strategie und effiziente operative Prozesse im Unternehmen spielen dabei eine wichtige Rolle.
4 Schlüsselstrategien zur Bewältigung von Komplexität
Hier sind die vier Schlüsselstrategien, die es ermöglichen, Komplexität zu managen, sodass Prozesse wirklich wirksam werden können:
(Klicken um Grafik in voller Größe anzuzeigen)
#1 Digitale Transformation und Unternehmensstrategie
Um Prozesse effektiv zu managen, müssen sie mehr als nur visualisiert werden.
Die Übersetzung der Unternehmensstrategie über die Geschäftsmodelle in die Abläufe und Prozesse ist entscheidend. Mitarbeiter:innen werden so in die Lage versetzt, den Zusammenhang zwischen der Strategie und ihrem Leistungsbeitrag besser zu verstehen. Das Visualisieren von Prozessen reicht nicht aus; es geht um die richtige Übersetzung vom Geschäftsmodell in ein aktives Prozessmanagement, um die Strategie lebbar zu machen.
Unser Lösungsansatz:
- Ausrichtung der Prozesse auf die Unternehmensstrategie
- Implementierung eines kontinuierlichen Prozessmanagements
- Upskilling für Mitarbeiter:innen und Führungskräfte im Übersetzen der Strategie auf ihre Prozesse und Rollen in den Prozessen
- Nutzung von digitalen Tools zur Prozessüberwachung und -optimierung
#2 Abstimmung und Integration von Managementinstrumenten
Eine große Herausforderung im Rahmen der digitalen Transformation ist die adäquate Bewertung von IT-Anforderungen. Ein effektives Instrument die Komplexität aller eingehenden Systemanforderungen zu reduzieren ist, diese gezielt am gemeinsamen Prozessmodell auszurichten. Das erleichtert die Bewertung der strategischen Priorität der Systemanforderung und unterstützt dabei die Ressourcenzuteilung für die Umsetzung gezielt vorzunehmen. Die Prozesse werden damit eine gemeinsame Grundlage für operative und strategische Steuerung.
Unser Lösungsansatz:
- Gezielte Zuordnung der IT-Anforderungen auf die Prozesse und die damit verbundenen strategischen Optionen
- Aufbau des IT-Portfoliomanagements und Risikosteuerung
- Etablierung von Prozessen als zentrale Steuerungsinstrumente
#3 OKR, Unternehmensziele und strategische Prozessziele
Die Anpassung der strategischen Prozessziele an die OKR bzw. Unternehmensziele sichert die Durchgängigkeit und Messbarkeit der Strategieumsetzung. Dies fördert eine zielorientierte Unternehmenskultur und stellt sicher, dass die Prozessperformance stetig weiter optimiert wird.
Unser Lösungsansatz:
- Prozessperformance mit dem Zielsystem des Unternehmens verknüpfen
- Festlegung und Messung relevanter Prozesskennzahlen
- Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Ziele basierend auf den Prozesskennzahlen
#4 Kunden- und End-to-End (E2E) Prozessorientierung
Die konsequente Ausrichtung auf den Kunden erfordert eine prozessorientierte E2E-Betrachtung.
Es ist essenziell, spezifische Verantwortlichkeiten innerhalb der Prozessketten zu definieren, um die Kundenzufriedenheit und die Effizienz der Serviceleistungen zu maximieren. Die Zersplitterung der Verantwortung muss vermieden werden, um eine klare Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
Unser Lösungsansatz:
- Implementierung einer echten E2E-Prozessorientierung
- Klare Definition und Zuweisung von Verantwortlichkeiten für jeden Prozess
- Nutzung von Feedback und Daten zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse
Fazit: Die Bedeutung von Kommunikation und Abstimmung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Schlüssel zum effektiven Komplexitätsmanagement einerseits in der Reduktion der vorhandenen Steuerungswerkzeuge liegt und andererseits in der orchestrierten Zusammenführung der Informationen liegen. Unternehmen, die es schaffen, ihre Strategie über ihre Geschäftsmodelle effektiv in operative Prozesse zu übersetzen und diese aktiv zu managen, erlangen signifikante Wettbewerbsvorteile und steigern ihre Resilienz gegenüber Marktveränderungen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Ihr Unternehmen die Herausforderungen der digitalen Transformation meistern und die Komplexität erfolgreich managen kann? Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und bleiben Sie mit unserem Blog für weitere Einblicke in effektive Managementstrategien auf dem neuesten Stand.
Ihre Mag. Anneliese Breitner, PhD, AnneBreitner GmbH