Reissbrett - Spatenstich Giebelfeier - Die Enterprise Social Implementierung

Reissbrett – Spatenstich Giebelfeier – Die Enterprise Social Implementierung

Immer mehr Unternehmen in Österreich sind gerade dabei Ihr Unternehmen auf Enterprise Social zu transformieren. Anlass, um sich den Leitfaden Enterprise 2.0 des druckfrischen deutschen Bundesverbands für digitale Wirtschaft näher anzusehen und mit den Erfahrungen aus den Gesprächen die Herangehensweise an das Projekt Enterprise Social zusammenzufassen.

Phase I – Das Reißbrett

In dieser ersten Phase stehen vor allem Nutzen und Wertschöpfungsmöglichkeiten im Vordergrund. Hier ist es erforderlich, dass neben dem Nutzen auch die mit Kollaboration verbundenen Emotionen also Ängste, Bedürfnisse, Erwartungen abgefragt werden. Diese Erwartungshaltungen sind die Grundlage für eine Change Vision und den nachgelagerten wirtschaftlichen Business Cases, folgt man dem Leitfaden. Aus den Gesprächen, ist hervorgegangen, dass bereits die mit Social Enterprise verbundene Begriffswelt für viele schon abstoßend wirkt. Ein kollaborativer Zugang an dieser Stelle bringt viele Aspekte hervor, die in weiterer Folge für den kulturellen Change als Basis dienen.

Auf technischer Ebene werden im Rahmen der Istanalyse  die bestehenden Systeme analysiert und die Möglichkeiten zur Integration in eine gemeinsame Plattform überprüft. Der Leitfaden weist darauf hin, dass es häufig notwendig sein wird, mehrere Technologien miteinander zu verknüpfen. Die Praxis bestätigt dies.

Was am Reißbrett häufig sich als „Lösung aller ungelösten Probleme“ darstellen lässt, ist in der Praxis kaum in einem Hauruck zu bewältigen. Man sollte sich auf eine Projektdauer von 2-4 Jahren einstellen, wenn man den damit verbundenen kulturellen Change mitberücksichtigt.

 

Phase 2 – Der Spatenstich

Die technische Ausgestaltung der Dialog- und Kollaborationsplattformen erfolgt auf Basis konkreter Spezifikationen. Anders als man dies vielleicht von ERP-Implementierungen kennt, ist ein enger Austausch mit den Dialoggruppen bereits jetzt erforderlich, heißt es im Leitfaden. Dies bestätigen auch die Interviewpartner, wenn sie davon sprechen, dass die Implementierung von Social Enterprise mit herkömmlichen IT-Projekten nicht vergleichbar ist. Die emotionale Identifikation spielt eine wesentliche Rolle, damit sich die Plattform als Dreh- und Angelpunkt für die betroffenen Personen entwickeln kann. Hier kommen erste kulturelle Aspekte ins Spiel. Mitgestaltungsmöglichkeiten selbst im kleinen Rahmen sind wesentliche Eckpfeiler. Instant Feedback sowie eine lustvolle Gestaltung des Projekts ebenfalls. Sonst geht einem schnell die Luft aus. Mitarbeiter, die zwar immer um ihre Meinung gefragt werden, sind irgendwann dessen müde, wenn sie im Projekt keinen Fortschritt sehen können.

 

Lustvoll bedeutet, sich bereits hier auf die Kommunikation der nächsten Generation einzustimmen und Sachinformation in Bezug zu Personen zu bringen. Von Making of Bildern bis zu Happy Hours oder Formaten, die bereits im Rohzustand die neue Technologie einläuten, quasi als Spatenstich. Wer war dabei, Emotionen zeigen, Ergebnisse feiern. Die Use Cases, welche durch die Projektteams in dieser Phase auf ihre Umsetzung auf der Plattform getestet werden, wirken sich direkt auf die bestehenden Linienprozesse aus. Es gilt Guidelines auszuarbeiten wie mit den geteilten Inhalten umzugehen ist. In der Regel werden Fotos, Grafiken Fachbeiträge abgelegt, welche rechtlichen Aspekte sind hierbei zu berücksichtigen. Wer ist verantwortlich für Mitarbeiteraussagen in der Öffentlichkeit? Aus diesem Grund ist eine Reflexion erforderlich, weil bestehende hierarchische Rechte und Zugriffe gegebenenfalls in Frage gestellt werden, heißt es weiter im Leitfaden. Diese Reflexion ist vor allem mit Führungskräften durchzuführen. Wie verändert sich mein Führungsverständnis bzw. meine Rolle als Linienvorgesetzter. Teamleiter und mittlere Führungsebene kommen in dieser Sandwich Situation besonders unter Druck, die Veränderungen auszubalancieren.

 

Phase 3: Die Gibelfeier

Wie bei jeder Gibelfeier hat man am Dach des Hauses die beste Aussicht über den eigenen Garten. So schnell ein Rohbau hergestellt ist, so lange dauert es das Innenleben des Hauses zu finalisieren.  Hier beginnt der wichtigste Teil des Projekts. Es geht um die Arbeit mit den Führungskräften. Im  ersten Schritt um die eigenen Ängste und das eigene Vertrauen. In der bestehenden kulturellen Logik erwarten viele Mitarbeiter und Führungskräfte bei  IT-Projekten, dass sie etwas aus dem System oder der Plattform „heraus“bekommen und rechnen weniger damit, dass sie etwas „hinein“leisten. Eine Enterprise 2.0 Plattform verändert die Logik von hinein und heraus, weil Dialog und Austausch ganzheitlich über diese Plattform erfolgen soll. Das bedeutet, die Kommunikation zu verändern. Wir brauchen den Bezug zum Menschen, so als würden wir am Stammtisch die Geschichten erzählen. Niemand berichtet am Stammtisch eine Pressemeldung.

Fragen, die sich die Mitarbeiter in diesem Zusammenhang stellen ist, was bringt mir mein Engagement am Ende des Tages, wofür bekomme ich Anerkennung? Bestehende kulturelle Orientierungspunkte gehen verloren und es gibt keine neuen. Es geht in dieser Phase darum, Orientierungspunkte zu entwickeln und die Kollaboration an Themen zu fördern, die soziale Anschlussfähigkeit für viele Mitarbeiter im Unternehmen haben. Gamification-Ansätze helfen am Beginn wirken allerdings im Rahmen der Kampagne nur kurzfristig. Das Zusammenspiel zwischen Kommunikation und Human Resources ist in dieser Phase von enormer Bedeutung, um Veränderungen auch in den Personalprozessen zu berücksichtigen (Stichwort Performancebewertung).

 

Weiters kommen arbeitsrechtliche Fragen auf die Unternehmen zu, wie beispielsweise der Umgang mit privater Datenablage auf der Plattform, Privatnutzung, Arbeitszeitflexibilisierung sowie Konsequenzen aus unzulässiger Nutzung. Der Betriebsrat soweit vorhanden hat Mitbestimmungsrecht in der Frage der Überwachung des Verhaltens, der Leistung etc. Im Rahmen einer Betriebsvereinbarung ist deshalb auf die Regelung der Nutzung durch die Mitarbeiter, die Anwendungsbereiche, Sicherstellung von Arbeitnehmer-Datenschutz und Datensicherheit, weist der Leitfaden hin.

 

Community Management, der Aufbau und die Stärkung der Vertrauenskultur sowie die Weiterentwicklung der Use-Cases ist deshalb von Wichtigkeit, damit Entscheidungsprozesse über die Plattform sichtbar werden und Entscheidungen selbst nachvollziehbarer. Denn in der Veränderung der Entscheidungsprozesse  liegt die kulturverändernde Kraft. Damit wird Enterprise Social zum Kulturwerkzeug.