Die neue Welt des Arbeitens soll Zusammenarbeit fördern – aber wie?

Die neue Welt des Arbeitens soll Zusammenarbeit fördern – aber wie?

Die Implementierung von Kollaborationslösungen wie Sharepoint oder IBM Connections ist getrieben vom Bedarf (Use-Case). Also geht es in der Folge darum, wie sinnvoll kann die Kollaborations-Plattform die bestehenden Prozesse verbessern und damit sinnstiftend eingesetzt werden?

Folgende kleine Checkliste soll Ihnen dazu helfen eine erste eigene Bewertung dabei helfen:

1) Haben wir für die Implementierung der Kollaborations-Plattform Use-Cases definiert.

Ja, diese leiten sich aus unserer mittelfristigen Strategie ab.
Ja, im Rahmen des Projekts werden mit den Mitarbeitern operative Use-Cases entwickelt.
Ja, die Mitarbeiter liefern laufend weitere Use-Cases zur Weiterentwicklung der Nutzung.
Nein, wir setzen zuerst das System auf und erarbeiten dann mit den Mitarbeitern Use-Cases.
2) Wir haben definiert, welche Aufgaben verpflichtend über die neue Plattform zu erfolgen haben und wie?

Ja, wir haben festgelegt, welche Kommunikationswerkzeuge wofür genutzt werden sollen.
Ja, wir haben definiert, wie diese Kommunikationswerkzeuge eingesetzt werden sollen.
Nein, wir haben nicht definiert, welche Werkzeuge wofür genutzt werden sollen, sondern schauen, wie die Mitarbeiter die Plattform generell annehmen.
3) Wir haben die Kollaborationslösung fest in die Prozesse verankert.

Ja, es ist jeweils pro Prozess definiert, was über die Plattform zu erfolgen hat.
Nein, wir starten damit erst im Rahmen des Change-Projekts.
Nein, wir haben das neue und das alte System parallel laufen.
4) Wir schaffen viele Freiräume, damit Mitarbeiter das System „entdecken“ können.

Nein, wir geben eine klare Orientierung und definieren wo wir uns konkret Kollaboration oder Austausch / Information wünschen.
Nein, wir sprechen klar aus, wo keine Kollaboration gewünscht ist.
Ja, wir lassen jeden Mitarbeiter die Wahl eigene Kollaborationsräume zu eröffnen.
5) Wir sorgen für unsere IT-Mitarbeiter vor.

Ja, wir ermöglichen unseren IT-Mitarbeitern sich selbst laufend weiterzuentwickeln und ihr Know-How über Kollaborationsplattformen zu erweitern
Ja, wir geben unseren IT-Mitarbeitern die Möglichkeit selbst genug Know-How aufzubauen, bevor wir mit dem Projekt starten.
Nein, wir lernen das on-the-fly während des System-Auswahl-Prozesses und holen uns genügend externe Unterstützung.
Wie würden Sie im schnellen Durchlauf die Fragen für sich beantworten. Natürlich sind mehrfach-Nennungen möglich und nicht alle 5 Aussagen sind tatsächliche Good Practice Beispiele.

Projekte um Kollaborationsplattformen einzurichten brauchen als Erfolgsfaktor ein starkes Commitment aus dem Management. Ohne einen Machtpromotor aus dem C-Level ist das Projekt schwer auf den Boden zu bringen. Darüber hinaus leitet es einen Veränderungsprozess auf allen Ebenen ein, da sich Kommunikations- und Arbeitsabläufe ändern und braucht daher gezielte Befähigung, allen voran in der IT selbst. Anders als viele andere Projekte spielt das emotionale Projektmarketing eine besondere Rolle.

Viele Mitarbeiter haben noch SAP und sonstige ERP-Implementierungen in den Knochen und stehen derartigen Projekten um es vorsichtig auszudrücken defensiv gegenüber. Es braucht daher keine Überzeugungsarbeit – Es braucht Sinnarbeit. Es braucht die Vermittlung, dass über eine Kollaborationsplattform die Grundbedürfnisse in der Arbeit nämlich „Wirkung erzeugen“, „Aufmerksamkeit“ und „Sinn im Tun“ besser gedeckt werden können, als davor. Aus diesem Grund kommt neben dieser emotionalen Komponente ein starker Projektrahmen z.B. mit dem Inside-Out-Ansatz besonderer Bedeutung zu. Eine klare Strategie über Nutzen und Stärkung der Innovationsfähigkeit sowie Rahmenbedingungen / Regeln wie die Plattform in die Arbeit integriert werden soll und vor allem welche Erwartungen an die Mitarbeiter damit verbunden sind, sind essentiell.

„Das Umdenken in den bestehenden Arbeitsprozessen wird zur Königsdisziplin am Arbeitsplatz,“ so Mag. Anneliese Breitner, PhD, AnneBreitner Consulting.